W obecnych czasach prowadzenie małego salonu kosmetycznego nie jest łatwe. Rosnące koszty utrzymania firmy sprawiają, że niejeden zakład rozgląda się za dodatkowymi źródłami dochodów. Takie możliwości otwiera prowadzenie szkoleń kosmetycznych. Dodatkowym atutem szkoleń jest możliwość dofinansowania ich, co obniża cenę szkoleń dla klientów, a więc czyni je atrakcyjniejszymi. Warunkiem koniecznym, aby szkolenia były dofinansowane jest posiadanie przez salon kosmetyczny certyfikatu ISO 9001 lub innego dokumentu potwierdzającego jakość usług.

Jak zdobyć certyfikat ISO 9001 dla zakładu kosmetycznego?

Aby uzyskać certyfikat ISO 9001 w zakładzie kosmetycznym należy wykonać dwa zadania:

  1. wdrożyć system zarządzania jakością zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2015,
  2. poddać się audytowi certyfikującemu z jednostki certyfikującej i ukończyć go pozytywnie.

Cały proces wdrożenia i certyfikacji zwykle nie jest skomplikowany, czasochłonny i drogi, jednak wszystko zależy od wybranego sposoby wdrażania systemu jakości oraz od wyboru jednostki certyfikującej. Systemu zarządzania wg ISO 9001 w zakładzie kosmetycznym można wdrożyć samodzielnie lub z pomocą firmy doradczej. Każdy z nich może prowadzić do pozytywnego wyniku certyfikacji pod warunkiem, że zostanie wykonany zgodnie z wymaganiami standardu ISO 9001.

Wprowadzenie ISO 9001 w szkoleniach kosmetycznych

Wdrożenie systemu ISO 9001 składa się z kilku etapów. Najważniejsze z nich to:

1. Opracowanie dokumentacji systemu ISO, czyli opisanie, w jaki sposób prowadzone są szkolenia w zakładzie. Ważne jest, aby sposób ten odpowiadał wymaganiom normy ISO 9001.

2. Wdrożenie dokumentacji, czyli przekazanie jej pracownikom do stosowania. Pod tym enigmatycznym stwierdzeniem kryje się zwykle zobowiązanie pracowników do pracy w dokładnie taki sposób jak został opisany w dokumentacji, a także uzupełnianie formularzy i rejestrów jeśli zostały wprowadzone do firmy w ramach wdrożenia. Przykładem formularza, który pojawia się w firmie kosmetycznej podczas wdrożenia jest formularz badania satysfakcji klientów. Norma ISO 9001 wymaga, aby po zakończeniu realizacji usługi zapytać klienta, czy spełniła ona jego wymagania oraz co można zrobić, aby był jeszcze bardziej zadowolony. Informacje te należy gromadzić w formie zapisów. Opisywany teraz etap wdrożenia to właśnie czas uzupełniania i gromadzenia takich druków.

3. Audyt wewnętrzny, czyli sprawdzenie przez niezależnego audytora czy wymagania normy ISO 9001 są przez salon kosmetyczny spełniane. Audytorem może być przeszkolony pracownik salonu albo osoba z zewnątrz. Wyniki audytu muszą być zapisane w raporcie.

4. Przegląd zarządzania, a więc podsumowanie działalności zakładu w momencie zakończenia wdrożenia. Norma ISO 9001 określa dokładnie co podczas przeglądu należy przeanalizować. Wymaga także, żeby wnioski z przeglądu były udokumentowane.

Oprócz czterech wymienionych wyżej etapów ważnym elementem wdrożenia jest także przeszkolenie pracowników z przygotowanej dokumentacji oraz przeszkolenie ich na audytorów wewnętrznych, jeśli mieliby pełnić takie funkcje.

Wdrożenie systemu zarządzania przebiega według opisanego schematu niezależnie czy jest prowadzone samodzielnie przez zakład kosmetyczny czy z pomocą konsultanta zewnętrznego.

Jak samodzielnie wdrożyć ISO 9001 w zakładzie kosmetycznym?

Samodzielne wdrożenie ISO 9001 w zakładzie kosmetycznym nie tylko jest możliwe, ale też ma pewne plusy. Przede wszystkim właściciel bądź właścicielka zakładu zna swój salon dużo lepiej niż zewnętrzny konsultant jest go w stanie poznać, a także wie na czym jej/jemu zależy w prowadzeniu biznesu. Jednak aby samodzielnie wdrożyć system jakości potrzebny będzie dostęp do normy ISO 9001:2015 oraz wiedza, jak wymagania normy zastosować w praktyce. Dostęp do normy jest możliwy poprzez jej zakup w sklepie Polskiego Komitetu Normalizacyjnego i jest to jedyna legalna droga nabycia normy. Natomiast wiedzę jak zastosować jej wymagania we własnej firmie można zdobyć poprzez szkolenia. Na rynku oferowane są szkolenia z wymagań normy, szkolenia dla Pełnomocników i szkolenia dla Audytorów ISO 9001. Warto wybrać takie, które łączy wszystkie trzy elementy, gdyż dadzą one komplet wiadomości potrzebnych przy wdrożeniu i późniejszym utrzymaniu systemu ISO (jest to zadanie Pełnomocnika). Bardzo dobrze, jeśli w ramach materiałów szkoleniowych firma szkoleniowa przekazuje przykładową dokumentację systemu, którą można wykorzystać przy budowaniu własnych dokumentów ISO. A jeszcze lepiej, jeśli poza dokumentacją, w ramach szkolenia uczestnik otrzymuje także bezpłatne doradztwo, z którego można korzystać w nieokreślonym czasie po szkoleniu. Dzięki temu uczestnik szkolenia zaopatrzony w wiedzę, jak wdrożyć system oraz w przykładową dokumentację jest w stanie wykonać wdrożenie samodzielnie w swojej firmie. A gdyby natrafił na problemy wówczas ma do dyspozycji bezpłatne konsultacje z trenerem lub konsultantem z firmy szkoleniowej.

Plus i minusy samodzielnego wprowadzenia ISO 9001

Atrakcyjności samodzielnemu wdrożeniu przy wsparciu szkolenia dodaje fakt, że szkolenie dla Pełnomocnika i Audytora systemu zarządzania jakością wg ISO 9001 jest zdecydowanie tańsze niż wykonanie wdrożenia przez firmę doradczą. Jednak nie jest to opcja bez wad. Po pierwsze wdrożenie zajmuje określony czas, którego wtedy pracownik nie może wykorzystać na swoją zwykłą pracę. Jeśli zakład jest niewielki lub sama jedna właścicielka wykonuje wszystkie zadania wówczas tego czasu na pisanie dokumentów może po prostu nie być. Drugą kwestią jest ilość błędów popełnionych podczas samodzielnego wdrożenia. Ta będzie na pewno mniejsza, jeśli wdrożenie wykona firma zajmująca się tym na co dzień. Firmy doradcza wykona wszystkie etapy wdrożenia i dopilnuje, aby wszystkie wymagania normy ISO były spełnione. Wreszcie trzecią, lecz nie najmniej ważną sprawą jest stres przy samej certyfikacji. Chociaż certyfikacja nie jest kontrolą, to jednak wiąże się ze sprawdzeniem, czy wymagania normy ISO 9001 są przestrzegane, a co za tym idzie z pewnym stresem czy na pewno dobrze wdrożyło się system. Zlecenie wdrożenia firmie doradczej zdecydowanie czyni audyt spokojniejszym, tym bardziej że konsultant wdrażający system jest też obecny podczas certyfikacji.

Ile kosztuje wdrożenie (i certyfikacja) ISO 9001?

Koszty wdrożenia i certyfikacji systemu zarządzania jakością w małym, kilkuosobowym zakładzie to zwykle kilka tysięcy złotych. Warto także wiedzieć, że o ile wdrożenie wykonywane jest raz na zawsze, o tyle koszty certyfikacji ponoszone są co roku. Wynika to z faktu, że certyfikat wydawany jest zawsze na trzy lata, jednak co roku audytor z jednostki certyfikującej przyjeżdża i sprawdza czy wszystko nadal działa tak jak powinno. W przypadku negatywnej oceny zakład kosmetyczny powinien wdrożyć działania naprawcze, a jeśli tego nie zrobi certyfikat może zostać zawieszony lub nawet odebrany. Rozeznając się w cenach wdrożenia i certyfikacji warto zatem wziąć pod uwagę nie tylko koszt początkowy, czyli cenę wdrożenia ISO 9001 oraz audytu certyfikującego, ale także uwzględnić koszty audytów nadzoru z jednostki certyfikującej (audyt po roku i po dwóch latach od certyfikacji). Pewne znaczenie dla kosztów certyfikacji ma jeszcze rodzaj jednostki certyfikującej. Na rynku dostępne są różne jednostki – jedne posiadają akredytację, a inne nie. Akredytacja to potwierdzenie, że dana jednostka certyfikująca jest rzetelna, a wydawane przez nią certyfikaty są wiarygodne. Jest ona też gwarancją, że ani klient salonu kosmetycznego ani żadna instytucja (PARP czy Urząd Pracy) nie podważy ważności wydanego certyfikatu ISO, a co za tym idzie nie podważy zasadności udzielenia dofinansowania i nie każe go zwracać. Z tego powodu wybierając jednostkę certyfikującą trzeba zapytać przede wszystkim o posiadanie przez nią akredytacji na ISO 9001, a jednostki bez akredytacji od razu odrzucić, nawet jeśli mają bardziej atrakcyjne ceny.

Uzyskanie certyfikatu ISO 9001 w salonie kosmetycznym może przynieść mu dodatkowe korzyści w postaci rozszerzenia oferty o szkolenia dofinansowane oraz pozyskania dodatkowych klientów. Wdrożenie można przeprowadzić samodzielnie lub z pomocą firmy doradczej – w zależności od posiadanego czasu i chęci zaangażowania się. Wybierając odpowiednią dla siebie opcję warto wziąć pod uwagę wszystkie za i przeciw.

 

Polecamy: Szkolenie: "Pełnomocnik i Audytor wewnętrzny systemu zarządzania jakością wg ISO 9001:2015".

 

Zdjęcie: Freepik.com

 

Masz pytania do artykułu?

Zapraszamy do kontaktu!

  

 Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.