Gdy klient wymaga od naszej firmy posiadania certyfikatu ISO 9001 lub podobnego wówczas pierwszym pytaniem, które pojawia się w głowie jest

„JAK SZYBKO MOŻNA WDROŻYĆ ISO 9001?”, a zaraz po nim: „ILE KOSZTUJE CERTYFIKAT ISO 9001?” Od odpowiedzi na te dwa pytania zależy najczęściej handlowe „być albo nie być” z klientem. Przyjrzyjmy się więc tematowi bliżej…

Czas wdrożenia ISO 9001

W praktyce, czas wdrożenia systemu zarządzania jakością może trwać od kilku tygodni do nawet kilkunastu miesięcy. Wszystko uzależnione jest od tego:

  • kto wdraża system (my sami, czy konsultant zewnętrzny?),
  • jak dużą mamy organizację (im większa i bardziej złożona, tym wdrożenie dłuższe) oraz
  • jak szybko chce certyfikatu nasz klient (właściwie od tego powinniśmy zacząć…).

 

Generalnie NIE DA SIĘ wdrożyć prawdziwego systemu ISO w ciągu dwóch tygodni, ale tajemnicą poliszynela jest, że takie rzeczy się dzieją i są później certyfikowane przez jednostki certyfikujące. Dlaczego więc się NIE DA, skoro się dzieje? Aby na to pytanie odpowiedzieć trzeba wyjaśnić sobie pojęcie „wdrożenia systemu zarządzania”. Dla ludzi niezwiązanych z zarządzaniem i nie mających też wiedzy w zakresie norm ISO, wdrożenie będzie kojarzyć się tylko z przygotowaniem sterty papierów oraz zrobieniem audytu. I właściwie słusznie, gdyż kiepskie systemy zarządzania właśnie do tego się sprowadzają. Jednak każdy dobry menadżer zdaje sobie sprawę, że aby jakieś zasady zadziałały w firmie, to nie wystarczy napisać je w formie procedur i rzucić pracownikom na biurka z hasłem „stosujcie!”. Po pierwsze dokumenty muszą być odzwierciedleniem firmy, tego co faktycznie się w niej dzieje, a więc do ich powstania potrzeba wielu rozmów z pracownikami, a przynajmniej z osobami zarządzającymi procesami. To wymaga czasu. W końcu nikt w firmie nie siedzi bezczynnie i tylko czeka, aż konsultant czy Pełnomocnik ISO przyjdą do niego uzgadniać procedury...

Druga sprawa – wdrożenie systemu ISO nie uda się bez przeszkolenia wszystkich pracowników. Ludzie muszą wiedzieć co to jest system zarządzania, po co im jakieś nowe dokumenty oraz co właściwie mają z nimi zrobić? Ten etap jest szalenie ważny, gdyż brak chęci u pracowników do zaangażowania się w ISO skutkuje bardzo szybkim odłożeniem dokumentów do szafy, gdzie kurzą się do kolejnego audytu. Taki system nie działa. Niestety systemy ograniczające się tylko do kupki papierów zamkniętych w segregatorze także są pozytywnie certyfikowane. Wynika to z kilku przyczyn, jednak jest to temat na inny artykuł.

Zatem podsumowując – wdrożenie systemu zarządzania jakością (i każdego innego) nie jest możliwe w ciągu dwóch tygodni, chyba że nie zależy nam na systemie, a tylko na „suchych” procedurach. Te, owszem, da się napisać. Nawet szybciej. Niestety cena za wdrożenie z prawdziwego zdarzenia, a cena za stertę papierów jest też diametralnie różna. I tu przechodzimy do drugiej kluczowej kwestii:

Koszt uzyskania ISO 9001 (i dlaczego tak drogo…)

Z cenami wdrożeń ISO jest jak z cenami samochodów – można chcieć wygodny, sprawny i ładnie wyglądający samochód, ale będzie nas to kosztowało znacznie więcej niż kupienie starego, najczęściej sprowadzanego z zagranicy i wątpliwej sprawności grata, którym także da się (jeszcze) jeździć. Wdrożenie prawdziwego systemu zarządzania jakością wymaga zaangażowania czasu, chęci i także umiejętności. Ważna będzie nie tylko znajomość normy ISO 9001 i jej sposobów interpretacji, ale także umiejętności interpersonalne, negocjacyjne i nawet przywódcze, gdyż często rozwiązanie najlepsze dla jednych pracowników jest uciążliwe dla innych, a zależy nam aby WSZYSCY chcieli się zaangażować. Dobry konsultant lub Pełnomocnik będzie łączył w sobie te wszystkie cechy i dlatego jego praca będzie kosztowała więcej niż czas studenta kierunku jakościowego zatrudnionego na umowę zlecenie do napisania procedur ISO. Albo usługi firmy doradczej zatrudniającej takich studentów.

Z jakimi więc kosztami trzeba się liczyć wdrażając ISO przez firmę konsultingową? „Normalne” stawki za wdrożenie systemu jakości to od kilku tysięcy (przy małych i nieskomplikowanych organizacjach) do kilkudziesięciu tysięcy (duże, wielooddziałowe korporacje). Oczywiście cena zależy nie tylko od wielkości firmy. Ponadto za tą sama cenę w dwóch różnych firmach możemy dostać dwa zupełnie różne jakościowo systemy zarządzania. Jeśli zależy nam tylko na posiadaniu papierka certyfikatu ISO 9001, o którym zapomnimy zaraz po zawieszeniu go na ścianie, to wszystko jedno co będzie proponowała nam firma doradcza w ramach swojej ceny. Pozytywna certyfikacja po wdrożeniu jest raczej standardem w większości z nich. Natomiast jeśli chcemy wiedzieć na co wydamy pieniądze i chcemy otrzymać coś więcej niż tylko świstek papieru do upiększenia ściany to zdecydowanie warto pytać firmy doradcze o szczegóły wdrożenia. Ile czasu zamierzają nam poświęcić na każdy z etapów wdrożenia? W jaki sposób poszczególne etapy będą realizowane? Jak często konsultant będzie odwiedzał naszą firmę? A także z iloma powracającymi klientami ta firma współpracuje nadal? To ostatnie pytanie jest szczególnie ważne, gdyż organizacja zadowolona z doradztwa przy wdrożeniu będzie wracać do firmy doradczej po szkolenia dla nowych pracowników, po rozszerzenia ISO dla nowych procesów, czy po audyty wewnętrzne, aby sprawdzić, czy wszystko jest na pewno prawidłowo prowadzone. Taka współpraca często nie kończy się w chwili certyfikacji ISO. Co ciekawe mniejsze znaczenie przy wyborze firmy doradczej będzie mieć kwestia jej doświadczenia w naszej konkretnej branży. Prawda jest taka, że jeśli konsultant jest „kumaty” wówczas wdroży świetny system nawet w dziedzinie, z którą wcześniej nie miał do czynienia. A paradoksalnie firmy doradcze, które mają w swoim portfolio klientów z naszej branży mogą gorzej wykonać dla nas usługę, gdyż prawdopodobnie zastosują u nas dokumentację, którą już wcześniej stworzyli dla innych klientów (kopiuj – wklej) i nie będzie ona tak dopracowana jak ta pisana od początku do końca dla nas. Wszystko znów zależy od chęci zaangażowania się konsultanta.

Jeśli weźmiemy pod uwagę wcześniej przytoczone argumenty, nie będzie dziwił fakt, że cena wdrożenia ISO 9001 rzadko schodzi poniżej kilku tysięcy złotych. A jeśli dostaliśmy tak niską ofertę to koniecznie trzeba dopytać co w ramach tej ceny oferuje wykonawca. Czy „wdrożenie systemu zarządzania”, czy tylko „napisanie procedur do przejścia certyfikacji”. Wybranie tej drugiej propozycji najprawdopodobniej spowoduje, że w kolejnym roku, przed kolejnym audytem staniemy przed biurkiem z segregatorem ISO, podrapiemy się po głowie i stwierdzimy, że choć zapłaciliśmy sporo kasy to nic z tego nie wiemy, nie rozumiemy i właściwie przydało by się to zrobić od nowa. Jak mówi stare porzekadło – jeśli coś jest za tanie to w rzeczywistości bardzo dużo kosztuje.

 

 

Masz pytania do artykułu? A może myślisz inaczej?

Zapraszamy do kontaktu! Chętnie podyskutujemy :)

 Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.