Każda firma stara się spełniać oczekiwania swoich klientów oraz rozwijać się. Zdarza się, że oznacza to wdrożenie nowego systemu zarządzania i zintegrowanie go z tym systemem, który już w firmie funkcjonuje. Najczęściej spotykanym systemem ISO jest system zarządzania jakością wg normy ISO 9001, a do niego dokładane są kolejne systemy, np. system zarządzania BHP wg ISO 45001.

Integracja ISO 9001 i ISO 45001

Stojąc przez wyzwaniem wprowadzenia do firmy nowego systemu zarządzania można zastanowić się, czy nie warto zintegrować do z obecnie występującym w firmie systemem. Integracja przyniesie wiele korzyści, z których najważniejszymi będą:

  • optymalizacja dokumentacji systemu i unikanie duplikatów w tożsamych dokumentach wymaganych przez obie normy,
  • skrócenie czasu wdrożenia nowego systemu koniecznego na tworzenie dokumentacji, które jest możliwe dzięki wykorzystaniu niektórych dokumentów z istniejącego już systemu,
  • oszczędność pieniędzy podczas certyfikacji systemu, gdyż certyfikacja zintegrowanego systemu jest zwykle tańsza niż certyfikacja dwóch osobnych systemu zarządzania.

Jednym słowem – wdrażanie systemu zarządzania w integracji z innym systemem jest z reguły prostsze, szybsze i tańsze niż wdrażania go z bez integracji.

Możliwość zintegrowania systemu zarządzania jakością z systemem zarządzania BHP nasuwają same normy. Porównując poszczególne ich rozdziały łatwo zauważyć części wspólne. Podczas połącznia dwóch systemów ISO warto wykorzystać je do opracowania wspólnych procedur jakościowych i BHP.

Jak połączyć dokumentację system jakości z systemem BHP?

Przede wszystkim należy przyjrzeć się normom ISO 9001 i ISO 45001 oraz znaleźć w nich podobieństwa. Wspólnymi obszarami będą na pewno wymagania dotyczące:

  • kontekstu organizacji oraz zakresu systemu,
  • zarządzania ogólnego tj. ustalania polityki, celów, zaangażowania kierownictwa,
  • wiedzy i świadomości personelu oraz zarządzania dokumentacją,
  • monitorowania systemu, w tym audytów wewnętrznych, przeglądu zarządzania,
  • identyfikacji niezgodności i postępowania z nimi oraz ciągłego doskonalenia.

 

Ponadto standard jakości oraz norma BHP podają bardzo podobne wymagania dotyczące zakupów i wyboru dostawców. W obu znajdziemy także obowiązek identyfikacji ryzyk i szans dla organizacji oraz podejmowania działań w oparciu o nie.

Jeśli we wdrożonym już systemie istnieje dokumentacja dotycząca przytoczonych wyżej kwestii wówczas wprowadzając nową normę ISO wystarczy tylko dokonać przeglądu księgi i procedur, i wprowadzić kosmetyczne zmiany. Występujące w procedurach ISO frazy „system zarządzania jakością” czy „system jakości” zostaną zastąpione przez „zintegrowany system zarządzania”. Ważną rzeczą przy zmianach w dokumentacji będzie rozszerzenie grona osób konsultujących zmiany. Norma ISO 45001 kładzie mocny nacisk na współudział i konsultacje z pracownikami lub ich wyznaczonymi przedstawicielami, co powoduje, że istotne dokumenty systemu (jak polityka, czy procedury) powinny być opiniowane także przez przedstawiciela pracowników.

Podczas integracji systemu według ISO 9001 z ISO 45001 konieczne będzie uzupełnienie brakujących dokumentów. Konkretna lista dokumentów powstanie po prześledzeniu normy ISO 45001, lecz można powiedzieć, że będzie ona dotyczyła obszarów:

  • identyfikacji wymagań prawnych i innych dotyczących BHP, a także oceny zgodności z wymaganiami,
  • oceny ryzyka związanej z wykonywanymi przez pracowników pracami oraz zapewnienia środków bezpieczeństwa dla stwierdzonych w niej zagrożeń,
  • gotowości i reagowania na sytuacje awaryjne,
  • postępowaniu z incydentami i wypadkami związanymi z pracą.

 

Te specyficzne wymagania ze standardu BHP nie mają swoich odpowiedników w normie jakościowej. Jeśli firma zdecyduje się na tworzenie takich procedur wówczas trzeba je opracować od początku.

Ile trwa integracja systemu ISO 9001 z ISO 45001?

Zintegrowanie systemu zarządzania jakością z systemem zarządzania BHP to nie tylko aktualizacja i opracowanie brakujących dokumentów. Po etapie dokumentacyjnym należy wdrożyć nowe zasady w życie, co będzie związane z szeregiem szkoleń dla pracowników. Obowiązkowe będzie również zaplanowanie i przeprowadzenie audytów wewnętrznych. Mogą one zostać wpisane w dotychczas obowiązujący plan audytów, lecz należy pamiętać, że audytorzy powinni mieć zarówno kompetencje w zakresie ISO 9001, jak też ISO 45001. Konieczne może okazać się dodatkowe przeszkolenie audytorów wewnętrznych z ISO 45001. Jednym z ostatnich punktów integracji systemów zarządzania będzie przeprowadzenie przeglądu zarządzania.

Wszystkie wymienione działania wymagają czasu. W dobrze funkcjonującym systemie jakości w średniej firmie, integracja z nową normą, np. ISO 45001 nie powinna potrwać dłużej niż kilka tygodni. W rozbudowanych strukturach może zająć nieco więcej czasu. Na długość trwania okresu integracji będą miały wpływ doświadczenie i wiedza osób integrujących. Im lepiej rozumieją wymagania nowego standardu tym sprawniej przeprowadzą cały proces. Nie bez znaczenia będzie też zaangażowanie kierownictwa i pracowników organizacji. Jak przy każdej zmianie, tak też przy wdrażaniu nowego standardu mogą pojawić się uwagi i nawet niezgodności. Wsparcie ze strony kierownictwa będzie bezcenne przy szybkim rozwiązywaniu problemów.

Czy można samemu zintegrować systemy zarządzania?

Zintegrowanie systemów zarządzania nie jest zadaniem łatwym, ale zdecydowanie da się je wykonać samodzielnie. Podstawą powinna być wiedza o normie ISO 45001 i dobry plan działania. Przymierzając się do integracji warto skorzystać ze szkolenia ze zintegrowanego systemu zarządzania, gdyż wtedy jest możliwość uzyskania odpowiedzi na wszystkie dręczące nas pytania związane z wdrożeniem. Omówienie z konsultantem zewnętrznym naszego pomysłu na integrację może zaowocować nowymi, lepszymi pomysłami, a uwagi i wskazówki doradcy pomogą uniknąć błędów.

 

Masz pytania do artykułu?

Zapraszamy do kontaktu!

 Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.