Planując audyt systemu zarządzania wg norm ISO audytor powinien określić wielkość próbki, która ma za zadanie dostarczyć wystarczających informacji, aby wnioski audytowe były adekwatne do dowodów zebranych podczas audytu.

Audytor ISO, wybierając metodę próbkowania na etapie planowania, powinien określić przede wszystkim jaki jest cel badania danej próbki w określonym obszarze oraz jaki jest charakter i rozmiar zbioru, a także czy wybrane elementy, które chciałby poddać audytowi są dla niego dostępne

Metody doboru próbki audytowej ISO

Najczęściej stosowane metody doboru próbki audytowej systemu zarządzania dzielą się następująco:

Metody niestatystyczne, które obejmują, między innymi:

  • dobór przypadkowy - wybór próbki do badania bez zastosowania jakiejkolwiek metody – czy na tzw. „chybił trafił” np. elementy wybrane z listy wyświetlonej na monitorze lub elementy, które można ocenić bez problemów i są „na wierzchu”,
  • dobór blokowy - próbka ta składa się z wybranej sekwencji (liczbowej albo alfabetycznej) lub wylosowanego przedziału np. blok może zostać utworzony z tygodni lub miesięcy z audytowanego zakresu czasowego albo blok mogą tworzyć klienci na literę K.
  • dobór na podstawie osądu - opiera się tylko i wyłącznie na celowym wyborze dokonanym przez audytora na podstawie jego doświadczenia i wiedzy o badanym obszarze.

 

Możliwe jest stosowanie kombinacji powyższych metod w oparciu o ocenę ryzyka procesów systemu zarządzania.

Metody statystyczne obejmują:

  • dobór losowy – w tej metodzie każdy element z audytowanego obszaru ma jednakową szansę trafienia do próby. Polega ona na wygenerowaniu liczby losowej w celu dokonania doboru jednostek stanowiących próbę, np. audytor wskazuje palcem losowe wybrane teczki osobowe pracowników lub maszynę, której chce sprawdzić poprawność i kompletność dokumentacji.
  • dobór systematyczny – w tym przypadku wykorzystuje się losowy punkt początkowy i stosuje się systematyczną zasadę doboru kolejnych elementów do kontroli (np. co dziesięć od losowo wybranego punktu początkowego).

 

W audycie wewnętrznym systemu ISO metody niestatystycznie stosowane są częściej niż statystyczne. Wynika to przede wszystkim z ograniczonego czasu, jakim dysponuje audytor podczas audytu.

Zasady doboru próbki audytowej w ISO

 Próbka audytowa powinna być:

  • reprezentatywna – czyli powinna możliwie wiarygodnie odzwierciedlać cały badany obszar, np. cały proces produkcji najbardziej skomplikowanego wyrobu,
  • poprawna – co oznacza, że nasza próbka powinna nam umożliwić identyfikację jak największej ilości błędów np. ostatnie zakończone zlecenie produkcyjne zawierające nowo wdrożone wyroby,
  • protekcyjna – do próby powinno zostać zaliczone jak najwięcej elementów jak to możliwe, np. zamówienie od procesu sprzedaży aż po ocenę satysfakcji klienta.
  • prewencyjna – audytowani nie powinni wiedzieć przed audytem, które elementy zostaną zaliczone do próby.

 

Wielkość i rodzaj próbki audytor ISO powinien określić przed stworzeniem planu audytu. Najczęściej dokonuje tego podczas przeglądu dokumentacji audytowanego zakresu systemu zarządzania. Wybranie wielkości próbki przed audytem i mądre zaplanowanie badania jej w czasie zdecydowanie ułatwia określenie ram czasowych całego audytu oraz usprawnia jego przebieg.

Warto na końcu dodać, że audyt jest procesem dynamicznym, czyli zanim audytor nie wejdzie do obszaru audytowanego nigdy do końca nie wie czego może się spodziewać. Dobór próbki audytowej pozwala lepiej zaplanować audyt, jednak należy mieć na uwadze, że czasem plan trzeba będzie na bieżąco dostosować do zastanej w firmie sytuacji. Podczas audytu ISO może okazać się, że nie są dostępne akurat takie dokumenty, osoby lub miejsce, które audytor uwzględnił na etapie próbkowania. Wówczas próbkę trzeba zmienić. Pamiętajmy, że cechą audytu systemu zarządzania jest szukanie zgodności systemu ISO z wymaganiami norm ISO, a nie skupianie się na niezgodnościach. Dlatego audytor powinien elastycznie dostosować swój plan audytu do zastanej sytuacji, a nie poprzestać na stwierdzeniu, że audyt nie mógł być wykonany z powodu niemożliwości sprawdzenia konkretnie takiej próbki, jaką wcześniej zaplanował.

 

Masz pytania do artykułu?

Zapraszamy do kontaktu!

  

 Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.