Rolą Audytora wewnętrznego jest sprawdzenia czy firma, w której pracuje spełnia wymagania normy ISO 9001 oraz wymagania, które sama sobie ustaliła w dokumentacji wewnętrznej systemu zarządzania jakością. Dobry Audytor Wewnętrzny powinien posiadać odpowiednie kompetencje, czyli wiedzę i umiejętności w zakresie audytowania.
Wiedza Audytora płynie przede wszystkim z:
- wymagań normy ISO 9001 oraz ich właściwej interpretacji w realiach własnej firmy
- innych wymagań wewnętrznych organizacji zawartych w dokumentacji systemu zarządzania – procedurach, instrukcjach, regulaminach.
Audytor może zrobić te kompetencje podczas szkoleń wewnętrznych lub zewnętrznych. Szkolenia wewnętrzne prowadzone są zwykle przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością lub przez doświadczonych Audytorów Wewnętrznych. Zaletą takich szkoleń jest silne osadzenie tematu w codzienności firmy, posługiwanie się przykładami z praktyki działania własnego przedsiębiorstwa, omawianie tematu na własnych przykładach dokumentacji audytowej. Minusem jest ograniczenie interpretacji normy tylko do własnego przedsiębiorstwa oraz często niestety braki w wiedzy osoby prowadzącej szkolenie, co prowadzi do powielania tych samych błędów przez kolejnych Audytorów.
Szkolenie dla Audytora Wewnętrznego
Szkolenia Audytorów Wewnętrznych prowadzą także niemal wszystkie firmy doradcze i certyfikujące zajmujące się tematyką ISO. Zwykle są to szkolenia kilkudniowe, czasem połączone ze szkoleniem na Pełnomocnika ISO. Udział w zewnętrznym szkoleniu na Audytora może przynieść wiele korzyści, m.in. szerokie spojrzenie na wymagania normy, poparte doświadczeniem osób prowadzących (są to osoby wykonujące na co dzień audyty w różnych firmach). Zaletą szkoleń zewnętrznych jest także otrzymanie certyfikatu Audytora Wewnętrznego lub przynajmniej zaświadczenia o udziale w szkoleniu. Taki dokument może przydać się zarówno w obecnej pracy, jak i w przyszłości. Wybierając szkolenie zewnętrzne warto zorientować się wcześniej co znajduje się w programie szkolenia, czy wystarczająco dużo uwagi poświecono omówieniu wymagań normy ISO 9001, a także sposobom audytowania i przygotowaniu dokumentów audytowych. Istotne jest także przećwiczenie pod okiem trenera niektórych trudniejszych zagadnień, jak układania pytań audytowych czy rozmowy z audytowanym. Trener na bieżąco zwróci uwagę na błędy oraz podzieli się uwagami doskonalącymi, które zaowocują lepszymi audytami.
Certyfikat Audytora Wewnętrznego
Uczestnik szkolenia powinien otrzymać po jego realizacji dokument potwierdzający nabycie kompetencji Audytora. Może on mieć formę protokołu ze szkolenia wewnętrznego na Audytorów lub też certyfikat wystawiony przez jednostkę szkoleniową. Taki dowód kompetencji jest niezbędny i stanowi realizację punktu 7.2 normy ISO 9001 czyli przechowywanie dowodów kompetencji pracowników. O niego także pytają Audytorzy podczas zewnętrznych audytów.
Inne kompetencje Audytora wewnętrznego
Wiedza w zakresie normy i dokumentacji wewnętrznej nie jest jedynym obszarem kompetencji audytora. Oprócz niej osoba pełniąca tą funkcję powinna posiadać umiejętności:
- zaplanowania audytu wewnętrznego,
- wybranie próbki audytowej,
- zadawania pytań audytowanemu,
- analizowania sytuacji audytowych i wyciągania wniosków.
To są tylko niektóre, bardzo ważne umiejętności, bez których przeprowadzenie audytu staje się trudne, a czasem wręcz niemożliwe.
Dobre szkolenie dla Audytorów wewnętrznych powinno zawierać moduły poświęcone trenowaniu umiejętności audytorskich. Przećwiczenie na realnych przykładach planowania audytu lub oceny sytuacji pozwoli zredukować stres podczas prawdziwego audytu i lepiej przygotować się do niego.
Doskonalenie kompetencji Audytora wewnętrznego zachodzi podczas każdego kolejnego audytu. Warto także raz na jakiś czas odświeżyć sobie wiedzę o normie ISO 9001, chociażby poprzez rozmowę z Audytorem na audycie certyfikującym lub poprzez szkolenie doskonalące dla Audytorów. Takie działania przyczynią się do podniesienia własnych umiejętności, poszerzenia kompetencji oraz możliwości pracy.
