Mamy w firmie wdrożony i certyfikowany system zarządzania jakością ISO 9001, a klient wymaga od nas uzyskania także certyfikatu ISO 14001. Czy da się rozszerzyć nasz dotychczasowy system o wymagania ISO 14001, czy trzeba od nowa pisać wszystkie procedury? Na co zwrócić uwagę przy wprowadzaniu ISO 14001?

W roku 2015 zostały zaktualizowane normy ISO 9001 i ISO 14001. Jedną z wprowadzonych do nich zmian było wpisanie wymagań norm we wspólną strukturę tzw. strukturę wysokiego poziom (HLS). Dzięki temu tożsame wymagania różnych norm można odnaleźć w tych samych rozdziałach norm – np. wymagania dla najwyższego kierownictwa są zawarte w rozdziale 5 obu norm, a wymagania dla kompetencji personelu – w pkt 7.2. Taki sposób budowy norm znacznie ułatwia ich integrację w ramach jednej firmy.

Połączenie ISO 9001 z ISO 14001

Zintegrowanie systemu zarządzania jakością z systemem zarządzania środowiskowego najlepiej rozpocząć od ustalenie różnic między normami ISO 9001 i ISO 14001, czyli dokonania analizy luk. Efektem tego działania będzie lista obszarów we wdrożonym systemie, która wymaga uzupełnienia lub nowego opracowania.

Wdrożenie systemu środowiskowego zgodnie z PDCA

Do rozszerzenia systemu zarządzania jakością o wymagania systemu zarządzania środowiskowego najlepiej podejść tak, jak do każdej innej, ważnej zmiany w systemie, a więc zastosować zasadę PDCA i zarządzania zmianą. Schemat działania przedstawiono poniżej:

  1. ZAPLANUJ rozszerzenie systemu - określ:
  • Jakich elementów z ISO 14001 brakuje w obecnym systemie?
  • Kto będzie odpowiedzialny za dokonanie zmian w dokumentacji
  • Ile czasu potrzeba na dostosowanie wdrożonego systemu zarządzania jakością?
  • Jaka będzie polityka środowiskowa i cele środowiskowe?

 

  1. WDRAŻAJ:
  • Opracuj wraz z wyznaczonymi osobami brakujące procedury i formularze systemu oraz dostosuj dokumenty wspólne z ISO 9001 i ISO 14001 do wymagań środowiskowych.
  • Zapoznaj pracowników ze zmianami w dokumentacji, przedstaw nowe obowiązki i zadania wynikające z systemu środowiskowego.
  • Wprowadź w firmie konieczne dostosowania, aby spełnić wymagania środowiskowe – np. organizuj ćwiczenia z reagowania na awarie, jeśli dotychczas nie miały miejsca.

 

  1. MONITORUJ, czy wdrożenie przebiega zgodnie z planem:
  • Sprawdzaj na bieżąco postępy podczas wdrożenia zmian w poszczególnych procesach.
  • Dokonaj oceny zgodności ze zobowiązaniami dotyczącymi zgodności.
  • Wykonaj co najmniej jeden audyt wewnętrzny dla całego zakresy dostosowanego systemu zarządzania.
  • Przeprowadź wraz z Zarządem przegląd zarządzania.

 

  1. DOSKONAL:
  • Na podstawie wyników monitorowania oceń skuteczność wdrożenia systemu środowiskowego.
  • Podejmuj działania korygujące i doskonalące, jeśli wymaga tego kondycja systemu.

 

Takie rozszerzenie systemu zarządzania jakością o wymagania środowiskowe pozwala na uporządkowanie całego procesu. Aby jeszcze bardziej podnieść skuteczność wdrożenia warto przed przystąpieniem do działań zapoznać się bliżej wymaganiom normy ISO 14001. Pomocne mogą okazać się szkolenia na Pełnomocnika i Audytora wewnętrznego ISO 14001. Ponadto wiele praktycznych informacji o systemie środowiskowym można znaleźć w Internecie.

Na co zwrócić uwagę przy wdrażaniu ISO 14001?

Jednym z najważniejszych elementów koniecznych do uzupełnienia podczas wdrażania systemu zarządzania środowiskowego będzie identyfikacja aspektów środowiskowych oraz ustalenie sposobów zarządzania nimi. Drugim, równie istotnym obszarem będzie określenie wymagań prawnych i innych zobowiązań zgodności, które dotyczą organizacji w zakresie środowiskowym, a następnie ustalenie poziomu zgodności firmy z tymi wymaganiami. Bez znajomości tych dwóch elementów niemożliwe jest spełnienie wymagań normy ISO 14001. Identyfikacja aspektów i wymagań prawnych może czasem uświadomić organizacji, że nie wszystko jest wykonywane zgodnie z prawem, a takie przeoczenia grożą karami w razie kontroli z WIOŚ. Nie jest to jednak łatwe zadanie, gdyż dokonanie przeglądu środowiskowego wymaga przynajmniej podstawowej wiedzy w zakresie środowiska oraz przepisów prawnych.

Budując zintegrowany system zarządzania nie trzeba dublować posiadanych już procedur, jeśli powtarzają się w obu normach. Wystarczy w jednym dokumencie zawrzeć wymagania ISO 9001 i ISO 14001. Taka sytuacja będzie dotyczyć tzw. procedur systemowych, np. procedury zarządzania dokumentacją czy procedury działań korygujących. Pozostałe procedury systemu zarządzania jakością będą wymagały co najmniej przeglądu i prawdopodobnie również dostosowania do wymagań ISO 14001. Dla przykładu – procedura zakupów opracowana zgodnie z ISO 9001 będzie podczas wdrożenia ISO 14001 wymagała uzupełnienia między innymi o zapisy dotyczące komunikowania dostawcom wymagań środowiskowych organizacji.

Rozszerzenie systemu zarządzania jakością o zapisy normy ISO 1400 będzie wymagało wykonania audytu wewnętrznego na zgodność z ISO 14001. Audyt ten należy wykonać po wdrożeniu wymagań ISO 14001 do systemu. Powinien on być przeprowadzony przez niezależnego, obiektywnego i kompetentnego audytora wewnętrznego. Audytor może być pracownikiem firmy, lecz należy zawczasu zadbać o jego poziom wiedzy w zakresie ochrony środowiska i normy ISO 14001.

Certyfikacja ISO 9001 i ISO 14001

Po zakończeniu dostosowania systemu zarządzania jakością do wymagań normy ISO 14001 można ubiegać się o certyfikat zintegrowanego systemu zarządzania. Jeśli termin na uzyskanie certyfikatu ISO 14001 nie jest narzucony przez klienta, wówczas można połączyć audyt ISO 9001 z audytem ISO 14001. W takiej sytuacji audyt zostanie zrealizowany w jednym czasie (mniej zamieszania w firmie), lecz zespół audytowy zostanie prawdopodobnie powiększony o audytorów ISO 14001 lub czas audytu zostanie wydłużony o jeden dzień. Także koszt łączonego audytu będzie prawdopodobnie niższy niż łączny koszt osobnego audytu na ISO 9001 i osobnego na ISO 14001. Warto jednak sprawdzić czy jednostka certyfikująca wcześniej system zarządzania jakością posiada akredytację także na certyfikację ISO 14001. Gdyby tak nie było wówczas lepiej zlecić certyfikację systemu zarządzania środowiskowego do innej, akredytowanej jednostki. Niezależnie od tego kto będzie wykonywał audyt zintegrowanego systemu zarządzania to efektem pozytywnie ocenionego przez audytorów zewnętrznych systemu będą dwa certyfikaty systemu zarządzania.

 

Masz pytania do artykułu?

Zapraszamy do kontaktu!

 Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.